หน่วยที่ 9 สไลด์ต้นแบบและการเตรียมเอกสาร

 9.1 สไลด์ต้นแบบและเทมเพลต

ความหมายของสไลด์ต้นแบบ

            เมื่อต้องการให้สไลด์ของคุณเพื่อให้ประกอบด้วยฟอนต์และรูปภาพ (เช่นโลโก้), คุณสามารถทำการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นในที่เดียวซึ่งต้นแบบสไลด์ และพวกเขาจะถูกนำไปใช้กับสไลด์ทั้งหมดของคุณได้ เมื่อต้องการเปิดมุมมองต้นแบบสไลด์ บนแท็บมุมมอง เลือกต้นแบบภาพนิ่ง:

ต้นแบบสไลด์คือ บนสไลด์ในบานหน้าต่างรูปขนาดย่อทางด้านซ้ายของหน้าต่าง เค้าโครงสไลด์ที่เกี่ยวข้องปรากฏขึ้นใต้ต้นแบบภาพนิ่ง:

เมื่อคุณแก้ไขต้นแบบสไลด์ สไลด์ทั้งหมดที่ทำตามหลักที่จะประกอบด้วยการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้น อย่างไรก็ตาม ส่วนใหญ่ที่คุณเปลี่ยนแปลงจะส่วนมากคุณจะสามารถไปเค้าโครงสไลด์ที่เกี่ยวข้องกับต้นแบบ

            เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงต้นแบบภาพนิ่งในมุมมองต้นแบบสไลด์และเค้าโครง บุคคลอื่นทำงานในงานนำเสนอของคุณ (ในมุมมองปกติ) ไม่สามารถลบไปโดยบังเอิญ หรือแก้ไขสิ่งที่คุณได้เสร็จเรียบร้อยแล้ว ในทางกลับกัน ถ้าคุณกำลังทำงาน ในปกติดู และค้นหาว่า คุณไม่สามารถแก้ไของค์ประกอบบนสไลด์ (เช่น, "ทำไมไม่ฉันเอารูปภาพนี้ใช่ไหม") ปัญหาอาจเป็นเพราะว่าสิ่งคุณกำลังพยายามเปลี่ยนแปลงจะถูกกำหนดบนต้นแบบภาพนิ่งได้ เมื่อต้องการแก้ไขสิ่งที่ คุณต้องสลับไปยังมุมมองต้นแบบสไลด์

เคล็ดลับ:    เป็นความคิดดีเมื่อต้องการแก้ไขต้นแบบสไลด์และเค้าโครงของคุณก่อนที่คุณเริ่มต้นเพื่อสร้างภาพนิ่งแต่ละรายการ วิธีที่ทั้งหมดของสไลด์ที่คุณเพิ่มลงในงานนำเสนอของคุณยึดตามการแก้ไขแบบกำหนดเองของคุณ ถ้าคุณแก้ไขต้นแบบสไลด์หรือเค้าโครงหลังจากที่คุณสร้างสไลด์แต่ละ คุณจะต้องการนำเค้าโครงมีการเปลี่ยนแปลงลงในสไลด์ที่มีอยู่ในงานนำเสนอของคุณในมุมมองปกติ

ความหมายของเทมเพลต

เทมเพลตหรือธีม ธีมมีชุดแบบสี ของสี ฟอนต์ เอฟเฟ็กต์พิเศษ (เช่นเงา สะท้อน เอฟเฟ็กต์สามมิติ และอื่น ๆ) ที่เพิ่มอีกบุคคลหนึ่ง ตัวออกแบบที่มีทักษะสร้างธีมแต่ละรายการใน PowerPoint เราทำให้ชุดรูปแบบเหล่านั้นออกแบบไว้ล่วงหน้าพร้อมใช้งานกับคุณบนแท็บออกแบบ ในมุมมองปกติ

ทุกธีมที่ใช้ในงานนำเสนอของคุณจะประกอบไปด้วยต้นแบบสไลด์และชุดเค้าโครงที่เกี่ยวข้อง ถ้าคุณใช้ธีมมากกว่าหนึ่งธีมในงานนำเสนอของคุณ คุณจะมีมากกว่าหนึ่งต้นแบบสไลด์และมีหลายชุดเค้าโครง

9.2 การเตรียมเอกสารประกอบการนำเสนอ

ขั้นตอนการสร้างงานนำเสนอข้อมูล

          การสร้างงานนำเสนอข้อมูลให้ได้ดีนั้น ขึ้นอยู่กับองค์ประกอบหลายส่วน เริ่มตั้งแต่ข้อมูลที่จะใช้บรรยาย ลำดับการนำเสนอ วิธีการนำเสนอ บรรยากาศในขณะบรรยาย ฯลฯ ปัจจัยต่างๆเหล่านี้ บางอย่างก็ควบคุมได้ บางอย่างก็ไม่สามารถ แต่การเตรียมพร้อมในการบรรยายไว้ก่อน จะเป็นการดีที่สุด เพื่อที่จะได้แก้ปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นได้ ขั้นตอนในการสร้างงานนำเสนอข้อมูล เพื่อนำเสนอผลงาน มีดังต่อไปนี้

 1. การวางแผน

          ต้องทราบก่อนว่าการนำเสนอครั้งนี้มีจุดประสงค์หลักเพื่ออะไร ต้องการให้อะไรกับผู้ฟังบ้างและที่สำคัญที่สุดคือผู้ฟังเป็นใคร เพื่อจะได้ใช้เตรียมการเรื่องข้อมูลและรูปแบบการนำเสนอได้เหมาะสมกับผู้ฟัง

2. การจัดเตรียมการนำเสนอ 

          ลำดับขั้นตอนการจัดทำสไลด์ทำได้หลายแบบ บางท่านเริ่มจากสร้างสไลด์ก่อนแล้วค่อยเรียงลำดับสไลด์ทีหลัง บางท่านวางโครงร่างด้วยข้อความก่อน ดังนั้นจะขอสรุปถึงขั้นตอนดังกล่าวได้ 8 ขั้นตอนดังนี้

      2.1 เตรียมข้อมูลในสไลด์

          การหาข้อมูลที่จะต้องใช้สำหรับการนำเสนอ ควรเน้นเฉพาะข้อมูลที่เห็นว่าจำเป็นจริงๆ และเหมาะกับผู้ฟังกลุ่มเป้าหมายที่วางไว้ วิธีนี้จะช่วยในการวางกรอบของข้อมูลที่จะนำเสนอ

      2.2 กำหนดหัวข้อหลักที่ใช้เป็นจุดขายสำคัญ

        เมื่อได้ข้อมูลที่ต้องการครบแล้ว ก็กำหนดหัวข้อที่สำคัญ โดยเลือกสิ่งที่น่าจะเป็นต้องตาต้องใจผู้ฟัง เพราะเป็นขั้นตอนแรกของความสำเร็จในงานนำเสนอ

      2.3 วางโครงร่าง

        เรียงลำดับหัวข้อว่าจะนำเสนอหัวข้อใดก่อนหลัง จะกล่าวรายละเอียดหรือกล่าวอย่างคร่าวๆ การวางโครงร่างเป็นสิ่งที่สำคัญทำให้สามารถรวมความคิดทั้งหมดที่ใช้ในการนำเสนอและมีลำดับการนำเสนอที่ถูก

      2.4 ตกแต่งเพื่อให้น่าสนใจ

            หลังจากได้หัวข้อที่จะใส่ในแต่ละสไลด์แล้ว ตอนนี้ก็ถึงเวลาที่จะทำให้สไลด์ดูเป็นมืออาชีพและน่าสนใจยิ่งขึ้นด้วยการตกแต่งสไลด์ให้ดูสวยงาม โดยการใช้สีสัน ใส่รูปภาพ ใส่กราฟ ตาราง และลูกเล่นในการเปลี่ยนสไลด์หรือแสดงข้อความ

      2.5 เตรียมข้อมูลเกี่ยวกับการตอบคำถาม

            เราควรคาดเดาไว้ด้วยว่าผู้ฟังจะถามสิ่งใดบ้าง เพื่อเตรียมสไลด์ไว้ในส่วนนี้

      2.6 การเตรียมเวลาสำหรับการแสดงสไลด์ และคำถามจากผู้ฟัง

            การควบคุมเวลาเป็นสิ่งสำคัญในการนำเสนอ ต้องทราบก่อนว่ามีเวลาเท่าไร สำหรับการบรรยายทั้งหมด และควรเผื่อเวลาสำหรับการตอบคำถามด้วย

      2.7 ระบบการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล และความผิดพลาดในสไลด์

           ก่อนนำเสนอทุกครั้ง ควรตรวจสอบให้ถี่ถ้วนอีกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบตัวสะกด ลำดับสไลด์ การอ้างอิงข้อมูล หรือวันที่สำหรับนำเสนอ สิ่งเหล่านี้ไม่ควรผิดพลาด จะทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพ

      2.8 เอกสารที่ใช้ประกอบการบรรยาย

           สิ่งสุดท้ายที่สำคัญและขาดไม่ได้ คือเอกสารประกอบการบรรยายเพราะเอกสารเหล่านี้เป็นตัวดึงให้ผู้ฟังจดจ่ออยู่กับการบรรยาย และยังสามารถจดโน้ตหรือคำถามที่สงสัยไว้ได้ เราควรเตรียมเอกสารไว้แจกให้เพียงพอกับผู้เข้าฟังการบรรยาย

 3. การซักซ้อมก่อนการนำเสนอ

          เมื่อสร้างงานนำเสนอเสร็จเรียบร้อยแล้ว สิ่งที่ควรกระทำต่อไปคือการซักซ้อมเตรียมการก่อนการนำเสนอ เพื่อให้เกิดความชัดเจนในข้อมูลและเข้าใจอย่างถ่องแท้มีลำดับการนำเสนอที่ถูกต้อง และยังทำให้เกิดความมั่นในมากขึ้น

4. การนำเสนอจริง

        ในขณะบรรยาย ควรสร้างบรรยากาศที่ดีเป็นกันเองกับผู้ฟัง ต้องใช้น้ำเสียง คำพูด กริยาท่าทางให้เหมาะสมกับผู้ฟังด้วย การนำเสนอจริงเป็นตัวพิสูจน์ว่าการเตรียมการของคุณมีประสิทธิภาพมากน้อยแค่ไหน ถ้าคุณเตรียมการมาพร้อม นั่นก็ถือได้ว่าคุณประสบผลสำเร็จไปครึ่งหนึ่งแล้ว

9.3 สร้างเอกสารประกอบการบรรยาย

การเตรียมการก่อนกานำเสนอ

            การนำเสนองานที่ดีควรทำเป็นขั้นตอน เริ่มจากการวางโครงร่างความคิด ต่อไปจัดทำรายละเอียดเนื้อหาและจัดทำเป็นสไลด์ ซึ่งจะทำให้ไปได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งมี  ขั้นตอนดังนี้

1. การวางโครงร่าง
    ศึกษากลุ่มผู้ฟังว่ามีลักษณะอย่างไร ต้องมีความเข้าใจข้อมูลที่ต้องการนำเสนออย่างชัดเจนเพื่อจะได้ผลลัพธ์ตรงเป้าหมาย

2. จัดทำรายละเอียดเนื้อหา
   กำหนดหัวข้อต่างๆ โดยเน้นกลุ่มผู้ชมเป็นหลักว่าสไลด์ควรมีเนื้อหาหรือรูปแบบการจัดวางอย่างไร หรือควรนำเสนอแบบใด เช่น ใส่ภาพ ใส่สี และแนวการนำเสนอ
    3.การใส่ข้อความ ภาพ กราฟในสไลด์
   การนำสิ่งต่างๆ ที่ต้องการนำเสนอมาใส่ลงในสไลด์แต่ละแผ่น
   4.การปรับแต่งสไลด์ให้สวยงาม
   การปรับแต่งตัวอักษร สีที่ใช้กับสไลด์และรูปแบบที่แสดงเพื่อดูสวยงามและน่าติดตาม
   5.เพิ่มความน่าสนใจในการนำเสนอ
   การใส่เทคนิคการเปลี่ยนแผ่นสไลด์ การเคลื่อนไหวของตัวอักษรมาใช้เพิ่มความน่าสนใจและใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสนอสไลด์

   6.เตรียมการนำเสนอจริง
   ต้องซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ด้วยการจับเวลา เพื่อจะได้ทราบว่าการบรรยายใช้เวลาอย่างเหมาะสมหรือไม่

   7.เตรียมเอกสารประกอบการบรรยาย
   คือการพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย การจัดทำเอกสารแจกผู้เข้าฟังเพื่อไม่ให้ผู้ฟังเสียเวลาในการจดบันทึก ให้ใช้เวลาฟังสิ่งที่บรรยายแทน

9.4 การนำเสนองาน (Presentation)

การนำเสนอ

    การนำเสนอโปรแกรม Adobe Flash สามรถใช้ในการนำเสนอได้ โดยไม่จำเป็นที่จะต้องโปรแกรม Adobe Flash อยู่ด้วย และสามารถบันทึกไปนำเสนอได้ในหลายรูปแบบด้วยกันในที่นี้จะกล่าวถึง 3 วิธี

1.       การนำเสนอประกอบการบรรยาย

2.       การนำเสนอในเว็บไซต์

3.       การนำเสนอประกอบในรูปแบบวิดีโอ

9.5 บันทึกเสียงประกอบการบรรยาย

การบันทึกเสียง

สามารถประหยัดเวลาโดยใช้เครื่องมือ Record Narration เพราะมันไม่ใช่แค่ช่วยให้คุณบันทึกเสียงแต่ยังสามารถรักษาเวลาให้สำหรับแต่ละสไลด์และแสดงสไลด์อย่างต่อเนื่องในเวลาอันเหมาะสม ตัวอย่างเช่น คุณต้องการให้คนอื่นมาแสดงงานำเสนอแทน คุณก็ใช้เจ้าเครื่องมือนี้บันทึกเสียงคุณไว้ในแต่ละสไลด์ และจัดการให้ไปยังสไลด์ถัดไปด้วยเวลาที่เหมาะสม เมื่อคุณเลือกที่จะเชื่อมต่อเสียงประกอบบสไลด์กับไฟล์ในฮาร์ทไดร์ฟของคุณ ไฟล์เสียงก็จะถูกแยกไปอยู่ข้างนอกเครื่องซึ่งจะทำให้ลดขนาดของไฟล์ลงและยังช่วยให้การทำงานดีขึ้น ถ้าคุณไม่ต้องการเชื่อต่อ ตัวการบันทึกเสียงก็จะอยู่ในไฟล์งานนำเสนอ  หรือในบทความถัดไป ก็จะเป็นการบันทึกเสียงอีกวิธีหนึ่งแนะนำ สร้างสไลด์โชว์แบบมีเสียงบรรยายด้วย powerpoint

หากต้องการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับบทความอื่นๆ สามารถเข้าไปดูได้ที่  จัดเต็มด้วยเสียงและวีดีโอใน Powerpoint

1. คลิกที่แถบเมนู Slide Show

2. คลิกที่ Record Narration

กล่องโต้ตอบของ Record Narration ปรากฏขึ้น

เพื่อให้ PowerPoint ทำการบันทึกเสียงแยกกัน (  เปลี่ยนเป็น  )

3. คลิก OK

โปรแกรม PowerPoint เปิดในโหมด Slide Show

4. ทำการนำเสนองานของคุณในขณะบันทึกเสียงลงในสไลด์

5. กด Spacebar เพื่อไปยังสไลด์ถัดไป

6. ตามขั้นตอนที่ 4 และ 5 สำหรับทุกสไลด์ที่คุณต้องการบันทึกเสียง

7. กดปุ่ม Esc เมื่อคุณได้เสร็จสิ้นการบันทึกเสียง

กล่องโต้ตอบ Microsoft Office PowerPoint ปรากฏขึ้น

8. คลิก Save

ถ้าคุณเกิดทำผิดผลาดในระหว่างบัทึกเสียงนั้น คลิก Don’t Save แทน เพื่อทำการบันทึกใหม่อีกครั้ง

โปรแกรม PowerPoint สลับไปยังรูปแบบ Slide Sorter และแสดงเวลาแต่ละสไลด์ที่ได้ทำการบันทึกเสียงลงไป

การนำเสนอประกอบการบรรยาย

          วิธีการเสนอประกอบการบรรยาย คือ การนำเสนอในรูปแบบไฟล์นามสกุล .swf

1.       ให้คลิกที่เมนู File

2.       คลิกที่ Export

3.       เลือก Export Movie

4.       เลือกแหล่งเก็บข้อมูล และบันทึกชื่อที่ที่ต้องการ แล้วคลิกที่ปุ่ม Save

การนำเสนอในเว็บไซต์

วิธีที่ 1

1.       ให้คลิกที่เมนู File

2.       คลิกที่ Publish

3.       เลือกไฟล์ที่ต้องการ ซึ่งมีให้เลือกไฟล์ที่เป็นนามสกุล HTML และ Flash ซึ่งถ้าไม่เลือก จะเป็นนามสกุล HTML

วิธีที่ 2

1.       ให้คลิกที่เมนู File

2.       คลิกที่ Publish Settings

3.       วิธีนี้สามารถที่จะเลือกบันทึกเป็นไฟล์ใดก็ได้ เช่น HTML GIF JPEG